ข้อแนะนำในการออกแบบฟอร์ม
   ในการออกแบบฟอร์มเพื่อใช้ในงานต่าง ๆ เพื่อไม่ให้ฟอร์มของคุณเป็นแค่กระดาษสำหรับให้ลูกค้าเติมคำในช่องว่าง คุณควรพิจารณาอะไรกันบ้าง

1. จุดประสงค์การใช้งาน ในการออกแบบฟอร์ม ควรรู้ก่อนเสมอว่า เราต้องการข้อมูลอะไรจากลูกค้าหรือผู้กรอกฟอร์ม ซึ่งการที่จะทราบว่าอยากได้ข้อมูลอะไร ควรพิจารณาว่า เราจะเอาข้อมูลไปทำอะไรบ้าง เช่น กรณีของการออกแบบฟอร์มให้พนักงานขาย บันทึกการขาย (กรณีที่บริษัท ไม่ได้บันทึกการขายโดยระบบคอมพิวเตอร์) ควรรู้ก่อนว่าต้องการนำข้อมูลไปทำอะไรบ้าง นอกจากดูยอดขายสินค้า คิดค่าคอมมิสชั่น เช็คจำนวนสินค้า มีสิ่งใดที่ต้องการอีกหรือไม่ เช่น อยากทราบหรือไม่ว่า ส่วนใหญ่ลูกค้าจ่ายเงินซื้อสินค้าด้วยบัตรเครดิต หรือเงินสด หรือมีลูกค้าที่เป็นสมาชิกจำนวนเท่าไร ทั้งนี้เพื่อจะได้กำหนดกลยุทธ์การตลาดที่สอดคล้องกัน เป็นต้น ซึ่งเมื่อเราสามารถพิจารณาถึงการใช้งานได้หมด เราก็จะสามารถออกแบบฟอร์มที่เก็บข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำรายงานเหล่านั้นได้ และสามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจในการบริหารงานได้

2. ฟอร์มต้องสามารถเก็บข้อมูลได้ครบตามที่ต้องการ แต่ต้องไม่มาก จนเกินไป ฟอร์มต้องสามารถเก็บข้อมูลที่ต้องการตามจุดประสงค์การใช้งานตามข้อ 1. ได้ครบ ในขณะเดียวกันก็ต้องไม่ละเอียด หรือต้องให้ผู้กรอกฟอร์ม กรอกข้อมูลมากจนเกินไป เพราะอาจทำให้ผู้กรอกไม่อยากกรอกได้ แต่ทั้งนี้ขึ้นกับลักษณะงานด้วย

3. ใช้งานง่าย และเข้าใจได้ง่าย ฟอร์มควรง่ายต่อการใช้งานและเข้าใจ ทั้งในส่วนของผู้ที่กรอกฟอร์ม และผู้ที่จะนำฟอร์มที่กรอกแล้วไปใช้งานต่อ ฟอร์มไม่ควรซับซ้อนโดยไม่จำเป็น กรณีที่บ้างส่วนต้องมีคำอธิบาย หรือคำแนะนำสั้นๆ ก็ควรมีพิมพ์อยู่ในฟอร์มนั้นด้วย

4. ส่วนประกอบของฟอร์ม ทั้งนี้ ในการออกแบบฟอร์ม อาจแบ่งฟอร์มเป็น 3 ส่วนใหญ่ ๆ ได้แก่

- ส่วนหัว (Form Header) โดยเป็นส่วนที่มีชื่อฟอร์ม เพื่อให้ผู้ใช้สามารถทราบได้โดยทันทีว่า เป็นฟอร์มเกี่ยวกับอะไร โดยชื่อฟอร์มควรสามารถเห็นได้ชัด ทั้งนี้ ส่วนนี้อาจมีชื่อบริษัท ที่อยู่หรือ Logo ของบริษัทด้วย
- ส่วนเนื้อหา (Content) เป็นส่วนที่เก็บข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ
- ส่วนท้าย (Form Footer) เป็นส่วนท้ายของฟอร์ม โดยอาจเป็นส่วนที่ให้ผู้กรอกฟอร์มเซ็นชื่อกำกับ ลงวันที่ หรืออาจมีคำอธิบายต่อท้าย เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม การออกแบบ เนื้อหาในส่วนต่าง ๆ อาจแตกต่างกันไปแล้วแต่ฟอร์ม และการใช้งาน

5. For company use only ฟอร์มควรมีที่ว่างสำหรับให้บริษัท หรือเจ้าหน้าที่ใส่ข้อความ หรือโน๊ตข้อความสั้นๆ ในส่วนที่เกี่ยวข้อง หรือใส่รหัสที่จำเป็นสำหรับใช้ในการ key ข้อมูลเข้าคอมพิวเตอร์ เป็นต้น โดยเฉพาะกรณีที่เป็นแบบสอบถาม

โดย: สมนึก (เจ้าบ้าน ) [15 พ.ย. 55 8:06] ( IP A:101.108.59.26 X: )
Add to Facebook  Add to Twitter  Add to Multiply  Add to Google  Add to Blogger  Add to Live
Counter : 2921 Pageviews
ความคิดเห็นที่ 1
   
6. เป็นหลักฐานได้ ฟอร์มควรสามารถเป็นหลักฐานได้ โดยควรมีส่วนที่ให้ผู้กรอกลงชื่อ ลงวันที่กำกับ เป็นต้น

7. ไม่ซ้ำซ้อน สำหรับฟอร์มต่าง ๆ ที่ให้ลูกค้ากรอก หรือใช้ในการใช้งานทั้งภายใน - นอกบริษัท ไม่ควรซ้ำซ้อน เพราะนอกจากจะเสียเวลาในการกรอกข้อมูลส่วนที่ซ้ำซ้อนกันแล้ว ยังทำให้สิ้นเปลื้องด้วย เช่น ใบกำกับภาษี ใบส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน อาจสามารถรวมกันเป็นใบเดียวได้ อย่างไรก็ตามจะขึ้นกับขั้นตอนการทำงาน หรือระบบงานของแต่ละบริษัท

8. สามารถตรวจสอบได้ และมีมาตรฐาน ฟอร์มควรมีการรันเลขที่ด้วยและเลขที่ต้องไม่สามารถแก้ไขได้ ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่า มีการออกเอกสารดังกล่าวไปจำนวนเท่าไร หรือสามารถรู้ได้เมื่อมีการข้าม หรือหายหรืออื่น ๆ นอกจากนี้ ฟอร์มควรมีมาตรฐาน คือ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ โดยไม่จำเป็น เพราะจะทำให้เกิดความสับสนในการใช้งานได้

9. ใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ ฟอร์ม เช่น Invoice, ใบส่งสินค้า ซึ่งเป็นเอกสารที่ส่งให้ลูกค้าอาจมีการเพิ่มการแจ้งข่าวสารสั้น ๆ หรือแนะนำสินค้าใหม่ ไว้ในส่วนที่ว่างของฟอร์ม เพื่อใช้เป็นสื่อหนึ่งในการแจ้งข่าวสารให้ลูกค้าทราบ ซึ่งบริษัทไม่ต้องลงทุนเพิ่มใด ๆ ในการทำ ในปัจจุบันสำหรับบริษัทฯ ที่มี website ของตนเอง ก็ควรมีการใส่ชื่อ website ไว้ด้วย

10. ความจำเป็นในการใช้งาน การสร้างแบบฟอร์มต่าง ๆ ควรเริ่มจากความจำเป็นที่ต้องมีฟอร์มดังกล่าว โดยไม่ควรสร้างฟอร์มขึ้นมาโดยไม่จำเป็น เพราะจะทำให้เป็นการเพิ่มงานเอกสาร


โดย: สมนึก (เจ้าบ้าน ) [15 พ.ย. 55 8:08] ( IP A:101.108.59.26 X: )

คลิกที่นี่เพื่อกลับหน้าบ้าน